Als u in 2013 subsidie verleend heeft gekregen, dan dient u na installatie en ingebruikname van de reductiemaatregel binnen 26 weken een verzoek tot vaststelling van de subsidie in te dienen. In de subsidieverleningsbeschikking staat vermeld voor welke datum u dit vaststellingsverzoek in moet dienen. Het is belangrijk dat u tijdig een volledig verzoek tot vaststelling indient, anders kan dit gevolgen hebben voor het definitieve subsidiebedrag waarvoor u in aanmerking kunt komen.

Waar moet het vaststellingverzoek aan voldoen?

Heeft u minder dan €125.000,- subsidie toegekend gekregen dan dient u de volgende documenten toe te sturen;

Heeft u meer dan €125.000,- subsidie toegekend gekregen dan dient u de volgende documenten toe te sturen;

  • Het ingevulde en ondertekende vaststellingsformulier
  • Een meetrapport waaruit de uitstootreductie blijkt
  • Inhoudelijk verslag van de activiteiten
  • Financieel verslag of jaarverslag als de investering hierin duidelijk is opgenomen
  • Controleverklaring van de accountant over de getrouwheid en rechtmatigheid van het verslag of jaarrekening.

In de toekenningsbrief kunt u terug vinden waar bovenstaande documenten aan moeten voldoen.

De controleverklaring

Wanneer u meer dan €125.000,- subsidie verleend heeft gekregen, dan dient u een controleverklaring mee te sturen. Het doel van de controleverklaring is dat u aan kunt tonen dat de activiteiten waarvoor u subsidie heeft ontvangen ook uitgevoerd zijn. Het moment van betaling van de onderliggende facturen is hierbij niet van belang.

De accountant dient ten aanzien van:

  • De verletkosten het aantal dagen te controleren. De prijs per verletdag is immers bij de subsidieaanvraag aangegeven en door de provincie geaccepteerd. De verletkosten bestaan derhalve uit het werkelijke aantal dagen maal de geaccepteerde prijs. Indien het aantal verletdagen hoger is dan in de aanvraag aangegeven dient u te motiveren, toe te lichten waarom er meer dagen worden opgevoerd.
  • De begroting, deze te vergelijken met de werkelijke uitgaven en verschillen ten opzichte van uw begroting – groter dan 10% of meer dan € 10.000 – te verklaren c.q. toe te lichten.
    Een voorbeeld van een controleverklaring is als bijlage toegevoegd aan de toekenningsbrief (het document ‘Subsidieverplichtingen inclusief controleprotocol ten behoeve van de subsidieontvanger en hun accountants’).

Ten aanzien van de toekomstige verbruikskosten – waaronder ureumverbruik – zal de accountant geen uitspraak kunnen en hoeven doen. Deze stelpost – die in de aanvraag is aangegeven – is door de provincie beoordeeld op redelijkheid en billijkheid. In de subsidiebeschikking kunt u terug vinden of deze post volledig door de provincie is geaccepteerd of niet. U mag ten hoogste het door de provincie geaccordeerde bedrag voor deze kosten opvoeren in uw aanvraag tot subsidievaststelling.

Wel dient u, tot 5 jaar na de inwerkingtreding, te kunnen aantonen wat uw ureumverbruik is via een log-signaal dan wel inkoopfacturen op naam. En u dient mee te werken aan een verplichte evaluatie in de eerste kwartalen van 2016 en 2017 waarbij u gegevens over 2015 en 2016 moet verstrekken waaronder de omvang van uw jaarlijks brandstofverbruik.